Il tempo è la cosa più preziosa che abbiamo (dopo la salute). Come possiamo quindi prendercene cura, stabilire le giuste priorità e non sentirci mai ‘oberati’ di lavoro?

Mi sono sempre interessata a queste tematiche (una delle mie passioni è chiedere alle persone ‘come organizzano le loro giornate’!).

Tra i diversi libri che ho letto, c’è il libro-quaderno degli esercizi scritto da Francesca Zampone, coach e fondatrice di Accademia della Felicità – Milano. Mi piace perché è pratico. E’ interattivo e prevede una serie  di esercizi utili e che definiscono, in modo crescente, un Time Management su misura.

Ma quali sono i consigli che ho trovato più utili? Ecco i miei 5 preferiti. Come sempre, questa scelta è soggettiva. Se sei interessata all’argomento, ti consiglio di leggere il libro. Ne troverai molti altri perfetti per te.

5 consigli per gestire il tuo tempo

1. La gestione del tempo non significa riuscire a fare più cose possibile

Questa è una delle idee di base del libro che mi trova assolutamente d’accordo e che, secondo me, è importante capire.

Gestire il proprio tempo non significa fare il più possibile. Significa scegliere cosa fare. Significa dare la priorità a ciò che davvero conta e dire NO a quello che non ci piace, non abbiamo voglia, non ci sembra davvero così importante. Solo in questo modo, riusciremo a gestire il tempo e a non avere l’impressione di averne sempre troppo poco.

La prima cosa da chiederci, di fronte a qualsiasi idea, proposta, progetto è: ‘Mi piacerebbe davvero?’. Se la risposta è sincera, avremo già un’ottima indicazione su cosa inserire nella nostra To Do List e cosa no.

2. Stabilisci dei limiti

Una volta deciso che ci sono alcune cose a cui ti vuoi davvero dedicare, il segreto è ‘eliminare’ le altre.

Ognuno di noi, nella propria giornata, incontra delle persone o delle situazioni ruba-tempo. Se hai ben chiaro quello che vuoi fare e l’obiettivo che vuoi raggiungere, devi imparare a dire di NO alle altre. Ad esempio, se stai facendo un lavoro che richiede concentrazione, spegni lo Smartphone o disattiva le notifiche. Io sono molto attenta alle tematiche di ‘stress tecnologico’ e, forse proprio perché lavoro con i Social, ho le notifiche disattivate perennemente. Sì, di qualsiasi App, compreso WhatsApp e la Mail. Ne ho parlato in un post sul Digital Detox.

Allo stesso modo, cerca di non essere sempre raggiungibile. Se rispondi sempre al primo squillo, se ad ogni mail che ti arriva segue la tua risposta nel giro di 1 ora, gli altri sia aspetteranno che tu sia sempre reperibile. Ma, come dicevamo, il tuo tempo è molto prezioso. Rispetta tu per prima i limiti di tempo che stabilisci (ad esempio durante le riunioni), sii puntuale e fai capire a chi sta intorno a te che la puntualità è importante. Questo è un segno di rispetto reciproco.

3. Pianifica le cose da fare

Pianificare è fondamentale per darti la sensazione di ‘avere il controllo’ sulla tua giornata e sulle cose da fare.

Per farlo bene è importante, innanzitutto, registrare tutto quello che devi fare (dagli appuntamenti fissi a quelli occasionali) e imparare a stabilire delle priorità. Ogni giorno, interrogati sulle cose che devi fare e scegli le priorità. Scegline 3. Sono le cose che farai per prime. Questo ti darà la sensazione di essere produttiva e di raggiungere da subito risultati concreti.

Valuta la possibilità di delegare qualcosa a qualcun altro, che sia un collaboratore, un partner, un amico. Ricordati di comunicare bene a chi ti circonda cosa ti aspetti. Ti eviterà di doverlo ripetere più volte e ti permetterà di risparmiare tempo.

Io stessa, che non ho una grande facilità a delegare, (devo ammetterlo), ultimamente ho chiesto aiuto per alcune cose nel mio lavoro di Social Media Manager e ne sono molto contenta. Sto utilizzando il tempo che risparmio in quel modo per dedicarmi a altre parti del mio lavoro che stavano risentendo dei troppi impegni.

4. Il Multitasking non funziona

Da praticante di Mindfulness quale sono, non posso che essere d’accordo su questo punto. Credo che il Multitasking, cioè lo svolgere più cose contemporaneamente, sia una cosa a cui a volte ci obblighiamo per cercare di fare sempre più cose ma che in realtà è deleteria. Quando siamo al telefono e nel frattempo rispondiamo ad una mail, la nostra attenzione non è né su una cosa né sull’altra. Il risultato è che svolgiamo male entrambe le cose. Commettiamo degli errori e, spesso e volentieri, poi dobbiamo rifare quello che credevamo di avere concluso.

Il Multitasking, invece di farci risparmiare tempo, ce ne fa quindi perdere molto di più.

5. Le 3 ‘trappole’ che ci fanno perdere tempo sono:

Procrastinare

Spesso procrastiniamo cose che non ci piacciono, che non vogliamo fare o che non sappiamo fare. E’ importante individuare il motivo per cui abbiamo questa tendenza. Se rimandi una cosa perché non ti piace farla, stabilisci di prenderti più tempo del solito per farla e predisponi un ambiente favorevole.

Ad esempio, se rimandi la ‘contabilità’ del tuo lavoro, prepara tutto quello che ti serve a portata di mano sulla scrivania, preparati la tua bevanda preferita e stabilisci che potrai metterci anche 2 o 3 ore invece di una per gestirla.

La mia strategia antiprocrastinazione preferita tra quelle consigliate è senz’altro: ‘Fissa una ricompensa’ ogni volta che porti a termine qualcosa che non volevi fare. E’ un ottimo incentivo secondo me. Ci penserò la prossima volta che devo preparare una fattura!

Distrarsi

Per questo problema, il consiglio assomiglia a quello del punto 2. Per le distrazioni ‘tecnologiche’, puoi trovare dei modi per metterti ‘al riparo’. Invece, per quelle ‘viventi’, puoi comunicare in modo chiaro e gentile che non vuoi essere disturbata. E’ un tuo diritto. Se invece hai una preoccupazione che ti assilla e non ti lascia tranquilla, invece che trattenerla nella testa, scrivila su un foglietto. Fissa un momento in cui pensare ad una soluzione ma, per tutto il resto del tempo, concentrati su altro.

Essere perfezionisti

A volte non iniziamo a fare una cosa oppure non la portiamo a termine perché non ci sono le condizioni che vorremmo oppure perché abbiamo paura di non riuscire a farla nel modo migliore.

Se questo ci capita, ricordiamoci che ‘Fatto è meglio che perfetto’ e che la perfezione non esiste.

Io un po’ perfezionista lo sono. Ma, per fortuna, non lo sono così tanto da arrivare a ‘non fare le cose’ perché temo di non farle perfettamente. Meglio così!

Questi consigli sono solo una piccola parte di quelli contenuti nel libro.

Queste sono le ‘basi’ da cui partire per evitare di sprecare il tuo tempo. Una volta però eliminati questi ladri di tempo, se leggi il libro potrai imparare a: ‘prenderti il tempo per pianificare’, ‘suddividere i tuoi macro-obiettivi in piccoli step’ in modo da riuscire a portarli a termine, prenderti delle pause per rigenerarti…

E molto altro.

Questo tema ti interessa? Quali sono i tuoi consigli per gestire meglio il tempo? Vorresti che ne parlassi ancora?