“Se avessi 8 ore per tagliare un albero, ne passerei 6 ad affilare la mia scure.” Abraham Lincoln

Questa frase, attribuita ad Abraham Lincoln, mi piace moltissimo perché indica chiaramente quanto sia importante prepararsi prima di fare. Le tecniche di gestione del tempo partono proprio da qui, dalla pianificazione.

Solo con una buona pianificazione del tempo e degli obiettivi, infatti, riusciremo poi a lavorare bene e più in fretta.

Ho letto molto sulla gestione del tempo e uno dei libri che mi sono piaciuti di più a riguardo è questo:

È uno dei ‘nodi’ su cui mi trovo molto spesso a ‘scontrarmi’ anche con i miei clienti per cui curo la comunicazione on line.

Non è decidendo giorno per giorno cosa fare che si possono ottenere buoni risultati a lungo termine.

Questo vale per tutto: nella comunicazione on line, per cui serve uno studio e poi una strategia, ma anche in qualsiasi altro lavoro e nella vita.

Ecco le 5 cose più importanti che ho imparato sulla gestione del tempo e che voglio condividere con te.

5 passi per la gestione del tempo

1. Perdi tempo prima, per guadagnarne poi

Questa è la cosa più importante che ho imparato nella gestione del tempo. È necessario stabilire a priori del tempo da dedicare alla pianificazione delle proprie attività (sia personali che professionali).

A livello lavorativo, se non ci concediamo un periodo di tempo per pianificare su base annuale, trimestrale e poi mensile e settimanale, non andremo da nessuna parte.

Sono categorica, lo so. Ma è perché ho visto la differenza. Io per prima, anni fa, non dedicavo così tanto tempo alla pianificazione. Devo ammettere che il fatto di lavorare come dipendente prima e come autonoma poi, mi ha ‘obbligata’ (ma ne sono ben contenta) a interessarmi di gestione del tempo e ad impararne di più.

Comunque, da quando mi prendo il tempo di pianificare (e obbligo i miei clienti a farlo), i risultati sono decisamente diversi e io non mi sento mai (o quasi) sopraffatta e con l’acqua alla gola.

Se finora non lo hai mai fatto, perciò, inizia adesso. Ritagliati del tempo per pianificare: anno, trimestre, mese, settimana, giorno.

2. Impara a dire di no

Avrai sentito molte volte questa ‘regola’. E molte volte, come me, forse avrai pensato: ‘facile a dirsi ma non a farsi’.

Sì, anche per me è difficile dire di no. Ma ho scoperto alcune cose che mi aiutano in questo:

• Dire NO a qualcosa è dire Sì a qualcos’altro.
• Più conosci i tuoi bisogni profondi e i tuoi valori più sei in grado di dire NO.
• Imparare a dire NO ti aiuterà a fare crescere la tua autostima.

Dal punto di vista lavorativo, c’è un’altra cosa importante da sapere. Le persone che hanno più successo sono quelle che perseguono una sola cosa alla volta. Tutte le loro energie sono focalizzate verso un obiettivo e non ‘disperse’ in mille altri.

Dal punto di vista personale, invece, una cosa che ho imparato e che mi aiuta molto è ‘prendere tempo’. Sono una persona ‘dai facili entusiasmi’ e, se mi proponi qualcosa che stimola il mio desiderio di conoscenza e mi invita a superare i miei limiti, quasi sicuramente sarò tentata di risponderti subito di sì. Ma, siccome ormai mi conosco e sono riuscita a ‘frenare’ certi miei automatismi (e in questo la meditazione e la mindfulness mi aiutano tantissimo), ti risponderò: ‘devo pensarci un attimo’, oppure: ‘devo controllare l’agenda…’ o altro. Ci rifletterò un po’ su e, infine, ti risponderò.

3. Pianifica la tua giornata

A livello lavorativo, ho imparato a elaborare un ‘piano marketing’ annuale, e poi lo ho ‘calato’ in uno trimestrale, mensile, settimanale e, infine, giornaliero.

Questo mi permette di sapere sempre qual è il mio obiettivo di un determinato periodo e i passi da fare per raggiungerlo. Ma non solo. Una pianificazione ‘fatta bene’ mi permette poi di avere anche tempo libero in alcuni momenti dell’anno in cui, ovviamente, faccio vacanza.

Ma non sono soltanto i ‘macro-obiettivi’ ad essere importanti da delineare. È poi nelle singole giornate che si misura quanto siamo brave a concretizzare.

E allora come faccio io a pianificare la mia giornata? Da tempo, ho sostituito la mia To Do List con una Focus List. Ho imparato questa tecnica nel libro di gestione del tempo (ma non solo) di Alfio Bardolla ‘Ricco prima delle 8‘. Il titolo è già molto promettente quindi, perché non leggerlo?

Invece di stabilire una lunga lista di cose da fare a cui, poi, spesso, non riuscivo a tenere fede, adesso scelgo solo 3 cose: le più importanti del giorno. Mi dedico a quelle in ordine di importanza e poi, solo quando e se le ho terminate, mi preparo un’altra Focus List di altre 3 e procedo con le successive.

A fine giornata, mi assicuro di sapere già da cosa partire l’indomani per non perdere tempo.

Per me è fondamentale scrivere la Focus List sull’agenda (digitale o cartacea) ogni sera. Mi aiuta a ‘visualizzare’ come si svolgerà la mia giornata, a liberare la mia memoria e a far ‘lavorare’ il mio inconscio per me per svolgere le attività che sono chiamata a fare il giorno dopo. E, spesso e volentieri, la mattina dopo (oppure dopo una bella camminata) trovo soluzioni a problemi che non ho risolto in ore di pensieri e rimuginii.

4. Fissa dei limiti

Oltre ad ‘imparare a dire di no’, anche quello di ‘fissare dei limiti’ è stato, per lungo tempo, un mio tallone di Achille.

Eppure, le mie energie sono limitate, come quelle di tutti, del resto. Non posso andare avanti ‘ad oltranza’ con riunioni, impegni, senza fermarmi e senza ‘dosare’ il mio tempo. Altrimenti, poi, con quale energia riuscirò a fare il resto?

Per gestire bene il nostro tempo, dobbiamo imparare a fissare dei limiti. Innanzitutto, nei confronti di noi stesse e poi anche nei confronti degli altri.

Fissare dei limiti, ci consente di preservare le nostre energie e di sentire di avere il potere di scegliere.

Ecco le mie ‘regole sui limiti’ (imparate a mie spese) che mi aiutano a vivere molto meglio la dimensione lavorativa e quella professionale:

1. Fisso una durata per ogni cosa. Devo scrivere un articolo per il web? Stabilisco che, in 3 ore al massimo, lo devo finire.
2. Quando ho una riunione, comunico al mio interlocutore, fin dall’inizio, il tempo che ho a disposizione. Fissando dei limiti a priori è più facile che l’incontro resti nei tempi stabiliti.
3. Faccio lo stesso per le conversazioni telefoniche: ‘posso stare fino alle…’ Sono una gran chiacchierona e, se non faccio così, le mie telefonate rischiano di durare ore (come spesso e volentieri mi è successo in passato!)
4. Al termine di ogni riunione telefonica (lo sanno bene i miei clienti e lo apprezzano molto) scrivo un piccolo verbale dei punti salienti e delle attività da svolgere precisando CHI deve svolgerle e PER QUALE DATA. Spesso, prendo appunti direttamente durante la riunione. Così nessuno rischia di dimenticare il proprio compito.
5. Definisco dei momenti in cui non posso essere interrotta. Smartphone in modalità aereo (non sono un neurochirurgo, non è necessario che io sia reperibile a tutte le ore del giorno), porta chiusa, altri membri della famiglia avvisati di starmi alla larga e mi concentro sul lavoro da svolgere.

5. Applica la ‘Terapia d’urto’

Quando mi sento davvero sopraffatta, mi sembra di non riuscire più a gestire la situazione fisicamente o mentalmente, applico la mia terapia d’urto. E la consiglio anche a te.

Come faccio concretamente?

Ecco il mio preferito tra gli esercizi pratici di gestione del tempo:

1. Apro la mia agenda e guardo gli impegni che ho inserito
2. Scelgo quello di minore importanza (con un po’ di esercizio, riesco a capirlo a colpo d’occhio)
3. Telefono alla persona coinvolta (se c’è) e annullo l’impegno dicendo la verità: ‘mi spiace, ma ho troppi impegni in questo periodo e non riesco a venire al nostro appuntamento…’
4. Se non mi sento ancora davvero ‘alleggerita’, riguardo i miei impegni dei giorni successivi e ricomincio dal punto 2
5. La terapia termina solo quando mi sento davvero meglio.

È banale, sì. Ma funziona. E la persona a cui avete annullato l’appuntamento, non morirà. È poco ma sicuro.

Conclusioni

Avrai già notato che ‘fissare dei limiti’, saper dire no, applicare la terapia d’urto sono tutte azioni che implicano la possibilità e la capacità di scegliere.

In effetti, di tutto quello che io ho letto sulla gestione del tempo e degli obiettivi, l’idea più importante, su cui vorrei che riflettessi anche tu, è che:

‘La gestione del tempo è essenzialmente la capacità di fare delle scelte e di porre dei limiti in accordo con i tuoi valori e le tue priorità, per affermare quello che sei.’

Ciò che conta è allineare le tue scelte ai tuoi valori e a te stessa è solo così che riuscirai a gestire bene il tuo tempo.

Ti racconto anche in video la Gestione del Tempo in 5 passi fondamentali

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