3 motivi e 3 modi per iniziare a usare Asana

[Questo articolo è scritto da Monica, assistente virtuale che aiuta freelance e piccole aziende negli aspetti tecnici e operativi della comunicazione e dell’organizzazione in modo che possano prendersi cura della crescita del business, raggiungere il successo e avere più tempo per loro stesse. Ci parlerà di Asana un Tool perfetto per la gestione dei progetti e per la tua organizzazione.]

Che io ami Asana non è una novità: a fine 2019 ho creato un videocorso on demand per Corsi.it e sul mio sito trovi Organizzata e Felice con Asana, il percorso personalizzato con il quale puoi scoprire questa piattaforma e insieme potremo iniziare a impostare i tuoi progetti di lavoro.

Se vuoi gestire la tua comunicazione on line e a promuovere il tuo Business con Mindfulness, sostenibilità e consapevolezza, puoi scaricare qui sotto la guida gratuita con le pratiche più utili per te:

Se non hai mai sentito parlare di Asana o comunque non ci hai mai dato un’occhiata approfondita, ti basti sapere che è uno degli strumenti di gestione e organizzazione del lavoro tra i più utilizzati e apprezzati grazie alla sua interfaccia intuitiva che permette di ottimizzare flussi e processi.

E se sei curiosa di conoscerne le origini e la storia – ti dico solo che è nato tutto negli uffici di Facebook! – puoi immergerti nel mondo di Asana con questo articolo. 

Ma entriamo nel vivo dell’argomento di questo blogpost e scopriamo subito alcuni buoni motivi per iniziare a utilizzare Asana.

3 Motivi per utilizzare Asana

1 | Puoi usarlo anche solo nella versione gratuita

Uso Asana da quasi 5 anni e, a parte qualche trial qua e là, non ho mai fatto upgrade ai piani a pagamento perchè tutto quello che può servire alla maggior parte di noi freelance è già a disposizione. 

Questo è uno degli aspetti che mi fa amare Asana: a differenza di altri tools e piattaforme ha sempre dato (e spero sarà così for ever) la possibilità di usufruire di uno strumento di lavoro fantastico anche a chi non vuole o non può accedere alle opzioni più avanzate.

Se però vuoi avere un assaggio anche delle funzionalità più avanzate offerte dal piano a pagamento  (come la possibilità di assegnare differenti priorità alle task o creare legami di dipendenza tra le stesse), puoi usufruire della prova gratuita di 30 giorni.

2 | Parola d’ordine: versatilità

Asana è versatile nel senso che se ne può fare un uso semplice fino ad arrivare all’utilizzo complesso per cui è stato creato e per cui viene costantemente aggiornato, cioè la gestione del lavoro nei team aziendali.

Ma è versatile anche perchè offre davvero un sacco di funzionalità interessanti: promemoria automatici, differenti modalità di visualizzazione (lista, board, calendario), template già impostati che vanno solo personalizzati, sincronizzazione con il calendario già in uso, reportistica di vario tipo e molto altro ancora.

3 | Collettore unico di materiali e corrispondenze

Asana è in grado di sostituire perfettamente la maggior parte delle email, dei messaggi e delle telefonate che oggi ti trovi a dover gestire per poter svolgere il tuo lavoro.

Riuscire ad avere in un unico luogo virtuale tutto ciò che serve per procedere e averlo sempre a disposizione in forma di archivio regala un sollievo impagabile!

Funziona come una specie di social (che però non fa perdere tempo) per cui ci si può taggare, si possono allegare file in diversi formati (PDF, immagini, audio, video), ci sono spazi di testo per descrivere l’attività o il progetto e si possono usare perfino le emoji.

Ma adesso passiamo alle modalità di utilizzo che ho scelto di suggerirti perchè tra le più interessanti che riguardano noi freelance. Sappi però che Asana è perfetto anche in molte altre situazioni quindi ti consiglio di sperimentare in base alle tue esigenze.

3 Modi per utilizzare Asana

1 | Calendario editoriale 

Forse sei abituata a lavorare con un calendario editoriale fatto in Excel o con la versione di Drive ma un’alternativa è farlo direttamente su Asana oppure integrare i due approcci: se non prepari tutto in anticipo, in questo modo puoi assegnarti le varie task, scegliere le deadline e fare in modo che ti arrivino i memo per tempo.

Io ho utilizzato Asana per gestire calendari editoriali per social, blog e anche newsletter e ti invito anche te a sperimentare in questo senso perchè si tratta solo di capire se e quali modalità fanno più al caso tuo (e a quello delle tue clienti).

2 | Preparazione di un lancio

Fare un lancio di un nuovo servizio o prodotto è una cosa seria: ci sono tantissimi step a cui pensare e materiali da preparare, ma prima di tutto va fatto del sano brainstorming.

Se ti trovi bene a usare carta e penna per tirare giù tutte le idee e le attività random che ti vengono in mente va benissimo ma poi prova a usare Asana per organizzare tutto con ordine.

Crea un progetto dedicato – che eventualmente poi puoi eliminare, ma io ti consiglio di tenerlo come template per partire avvantaggiata con i prossimi lanci -, valuta se creare delle sezioni distinte, inserisci i vari step e soprattutto imposta deadline e assegnati le attività che spunterai man mano che procedi con il lavoro.

3 | Creazione membership

Anche i passaggi per dare vita a una membership sono tanti e vari, e il rischio è quello di perdersi come Alice nella tana del Bianconiglio. 

Devi pensare alla struttura e ai materiali, devi decidere la piattaforma migliore per te, devi caricare tutto e fare i test necessari, devi gestire tutto il flusso di iscrizione e di notifiche, senza dimenticare anche la parte di lancio che abbiamo visto nel punto precedente.

Asana ti sarà utilissimo anche se non sarai tu a gestire in toto tutte queste attività (e le altre decine che non ho menzionato), cosa che tra l’altro ti consiglio di valutare seriamente, perchè permetterà a te e alla persona che ti aiuterà di svolgere il tutto nel modo più semplice ed efficace possibile. 

[Se sei interessata ad imparare ad organizzare meglio anche il tuo tempo (nel lavoro e non) ti consiglio anche di leggere questo articolo sulla Gestione del Tempo]

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